Foire aux questions

1) Comment savoir si ma notice ou mon dépôt avec fichier HAL va être pris en compte dans l’évaluation HCERES ?

Dans HAL quand vous vous affiliez à l’IECL, les bibliothécaires de l’IECL reçoivent une notification qui les invite à réviser votre notice. Une fois la notice vérifiée, elles la « tamponnent » par équipe : IECLANALYSE, IECLEDP, IECLGEO ou IECLPS. La présence de ce tampon sur la droite dans HAL certifie que votre notice est bien prise en compte pour l’évaluation HCERES. Seules les bibliothécaires peuvent « tamponner » les notices et les dépôts avec fichier par équipe.

2) J’ai bien créé un dépôt HAL avec un fichier mais il n’apparaît pas sur le site HAL national. Pourquoi ?

Chaque dépôt HAL avec un fichier créé sur le portail national HAL est modéré au niveau national. Parfois, cela prend du temps, surtout en fin d’année quand les chercheurs CNRS doivent déposer tous leurs dépôts avant le 31 décembre. Les dépôts créés sur le portail HAL de l’UL sont modérés par des bibliothécaires de l’UL. La modération est plus rapide au niveau de l’UL. Les deux portails, HAL national et HAL UL, sont exactement les mêmes. Seules les couleurs des portails changent.

3) Comment faire quand je dépose un document dans HAL datant d’avant 2013 (date de la création de l’IECL) ?

Dans HAL, vous devez toujours mettre une affiliation correspondant à l’affiliation présente dans le PDF. Si l’affiliation de votre PDF est LMAM ou IECN, vous devez renseigner LMAM ou IECN dans HAL. Si l’affiliation de votre PDF est un autre laboratoire (français ou étranger), vous devez le renseigner dans HAL. Pensez à bien vérifier que l’affiliation automatique n’est pas IECL.

4) Je ne retrouve pas une de mes notices ou dépôts avec fichier que je suis certain.e d’avoir déposé. Que dois-je faire ?

Etape 1 : allez voir dans votre compte HAL dans Mon espace > Mes dépôts
Etape 2 : si vous ne l’avez pas déposé, peut-être qu’un de vos co-auteurs l’a fait pour vous ! Faites une recherche sans HAL, onglet Rechercher > Recherche avancée > soit rechercher dans le champ Titres (si vous avez le titre) ou rechercher votre nom et prénom dans la catégorie Auteur (multicrières). Attention si vous utilisez plusieurs prénoms ! (exemple : Cécile Anne DUPOND, Cécile A. DUPOND, C. Anne DUPOND, C. A. DUPOND).
Etape 3 : si vous ne trouvez pas votre dépôt, contactez vos bibliothécaires.
 
N.B. : Si vous trouvez votre dépôt, regardez tout en bas du dépôt l’adresse mail de la personne qui l’a déposé. Si c’est votre adresse mail mais que vous ne retrouvez pas le dépôt dans Mon espace > Mes dépôts, vous avez peut-être un 2e compte HAL à votre nom qui fait doublon. Contactez les bibliothécaires de l’IECL pour qu’elles vous aident à fusionner vos comptes. Pour éviter ce problème, créez votre IdHAL (identifiant unique dans HAL) dans Mon espace > Mon profil > Créer votre IdHAL.
 

5) J’ai écrit une pré-publication ou un document de travail non publié et j’en ai fait une notice ou un dépôt avec fichier HAL en 2020. Depuis, mon article a été publié dans une revue en 2021, je dois mettre à jour ma notice de pré-publication. Que dois-je faire ?

Cas n°1 : la notice HAL de la pré-publication ne contient pas de document attaché, c’est une notice
  • Il faut changer le type de document de la notice en « article dans une revue »
Cas n°2 : le dépôt HAL de la pré-publication contient un document attaché, c’est un dépôt avec fichier
  • Si le dépôt est autorisé par l’éditeur, il y a deux solutions :
    • s’il n’y a aucune modification dans le contenu de l’article en PDF, il faut créer une nouvelle version du dépôt, choisir le type de document « article dans une revue » et ajouter le nouveau document attaché
    • s’il y a une modification dans le contenu de l’article, il faut créer un nouvelle version et sélectionner « article dans une revue » dans le type de document et joindre le nouveau document attaché
  • Si le dépôt n’est PAS autorisé par l’éditeur, il y a deux solutions :
    • Solution 1 : il faut modifier le type de document en « article dans une revue », alors que le document déposé dans la notice est toujours le preprint
    • Solution 2 : il faut créer une nouvelle notice avec le type de document « article dans une revue » et ne pas joindre de PDF

Vous avez d’autres questions ? Consultez la FAQ de HAL !